Managementondersteuner

Het Nederlands Instituut voor Forensische Psychiatrie en Psychologie (NIFP) is onderdeel van DJI en een expertisecentrum voor forensische psychiatrie en psychologie en voor somatische zorg in justitiële inrichtingen. Onze missie is: advies en zorg voor een veilige en humane samenleving. We dragen bij aan een zorgvuldige rechtsgang, een effectieve uitvoering van de justitiële psychiatrische zorg in detentie en een vermindering van recidive.

Justitiabelen hebben in detentie recht op gezondheidszorg. De zorg aan justitiabelen wordt in de justitiële inrichtingen geleverd door een team van o.a. huisartsen, verpleegkundigen, psychologen, psychiaters en tandartsen. Op het hoofdkantoor van het NIFP werken in de afdeling Beleid & Zorgsupport diverse adviseurs samen om vorm te geven aan beleid en (kwaliteits-)kaders voor de zorg die in de inrichtingen aan justitiabelen wordt geboden. Voor het hoofd van die afdeling zoeken wij een managementondersteuner. De functie die wij vacant hebben wordt ingevuld vanuit het hoofdkantoor van het NIFP in Utrecht.

Werkzaamheden

• Je maakt, verzet en bewaakt afspraken in de agenda van een manager;
• Je plant vergaderingen, nodigt deelnemers uit en reserveert geschikte ruimtes;
• Je verwerkt inkomende en uitgaande post en beheert mailboxen;
• Je notuleert af en toe vergaderingen;
• Je geeft vorm aan gegevensverwerking: Invoeren van data in systemen, zoals bijvoorbeeld facturatie of declaraties;
• Je ondersteunt bij de organisatie van bedrijfsevenementen, inclusief het facturatieproces;
• Je verwelkomt bezoekers en gasten op kantoor;
• Je ondersteunt administratief een manager door het  aanleggen van en/of onderhouden van een archief;
• Je ondersteunt bij de administratieve afdoening van personeelsaangelegenheden;
• Je beheert de algemene NIFP-email, en zorgt dat de vragen die daar binnen komen bij de juiste medewerker terecht komen;
• Je bent bereid om op piekmomenten het directiesecretariaat op het hoofdkantoor van het NIFP uit te helpen.
  
  

Naast de secretariële ondersteuning van een manager verricht je circa 2 dagen per week structureel werkzaamheden op het gebied van administratieve ondersteuning medische advisering. Je ondersteunt dan de dokters binnen de afdeling die adviezen uitbrengen op bijvoorbeeld het terrein van detentiegeschiktheidsonderzoeken.