Als managementondersteuner bij PI Dordrecht speel jij een sleutelrol in het soepel laten verlopen van dagelijkse processen. Jij bent de steunpilaar van de directie en zorgt ervoor dat zij zich volledig kunnen richten op hun kerntaken. Samen met je collega’s ben jij verantwoordelijk voor een breed scala aan taken, waarin jouw organisatorische en communicatieve vaardigheden volledig tot hun recht komen.
Zo handel je inkomende en uitgaande post en correspondentie af. Waar mogelijk geef je bij binnengekomen post en informatie het belang, de urgentie, de samenhang en de planning aan. Ook verzamel, orden en bewerk je cijfermatige en andere administratieve gegevens. Hiervan maak je heldere overzichten. Je legt dossiers en archieven aan en onderhoudt deze.
Daarnaast bestaan je werkzaamheden uit:
- Je fungeert als vraagbaak en je bent het eerste aanspreekpunt voor interne medewerkers en externe partijen;
- Je zorgt ervoor dat gegevens en overzichten compleet en op tijd aangeleverd worden, zodat het management de juiste beslissingen kan nemen;
- Je beheert de agenda en ondersteunt en ontzorgt de manager op secretarieel, organisatorisch en administratief vlak;
- Je stemt behoeften en verwachtingen van het management proactief af;
- Je voert agendaoverleg met het MT leden, kijkt vooruit, signaleert knelpunten en draagt oplossingen aan;
- Je plant en organiseert overleggen en bijeenkomsten, verzorgt de communicatie (uitnodigingen, agenda’s, stukken) en zorgt voor de gevraagde faciliteiten (videoverbindingen, locatie, catering, etc.);
- Je zorgt voor notulen en/of actie- en besluitenlijsten conform het overlegstructuur;
- Je zorgt voor de administratieve verwerking in JOIN.
Als managementondersteuner bewaak je kleine budgetten en je verzorgt (interne) bestellingen. En heeft een collega, externe instantie of een andere betrokkene een vraag over een procedure of andere relevante aangelegenheid? Dan treed jij op als eerste telefonisch en schriftelijk aanspreekpunt, vraagbaak en contactpersoon.